Vous êtes chargé d’assurer l’organisation de votre soirée d’entreprise, que ce soit pour célébrer l’atteinte de vos objectifs ou pour optimiser la cohésion de votre équipe ? Pour que votre évènement professionnel soit une belle réussite, voici quelques conseils à suivre.
Sommaire
Définissez le principal objectif de votre soirée d’entreprise
Quelle que soit la nature de vos évènements professionnels, celui-ci doit répondre à un objectif bien précis. En effet, il peut s’agir par exemple de la célébration de l’anniversaire de votre entreprise, de son succès, de la motivation de vos collaborateurs suite à une dure année de travail ou encore de la promotion d’un nouveau produit.
Bref, dans tous les cas, il est primordial de rester bien focalisé sur l’objectif de votre événement d’entreprise durant toute la phase des préparatifs. Il faut préciser que c’est par la fixation de cet objectif et des différentes contraintes comme le budget, le nombre de participants, le délai d’organisation, etc. Cela va alors vous permettre de dresser la liste de vos convives, de trouver votre lieu de réception, de prévoir les différentes animations, de faire appel à un traiteur de luxe, de sélectionner différents prestataires, etc.
Définissez le budget de votre soirée d’entreprise
Il est important de préciser que l’organisation d’un tel évènement a un prix. Il faut en effet payer la décoration, les animations et le traiteur luxe. Ainsi, en tant qu’organisateur, vous avez comme challenge de trouver les meilleurs moyens de limiter au maximum ce coût tout en proposant une soirée exceptionnelle dont tous les invités vont se souvenir à tout jamais.
Bien que tout évènement demande un certain budget, pour le minimiser, il est tout d’abord important de définir tous les postes de dépense. Il vous est alors conseillé de catégoriser chaque élément en fonction de son niveau d’importance. Ce classement dépend généralement du type d’évènement à organiser pour les particuliers et professionnels : séminaires, mariages, réceptions gourmandes, cocktails dinatoires en entreprise, etc.
Comprenez vos convives
Une soirée d’entreprise a une organisation très particulière. En effet, vous n’allez pas vous adresser à vos clients comme à vos collaborateurs. Que ce soit la définition des animations de votre évènement ou les communications transmises en interne, il est important de prendre en compte aussi bien l’objectif de cette soirée que les attentes particulières de chacun de vos invités.
En connaissant bien vos invités, vous pouvez leur proposer des prestations adéquates, que ce soit pour les services traiteur pour préparer des plats gastronomiques, l’art de la table ou l’animation et la décoration.
Définissez un thème et un concept pour votre évènement
Il s’agit sans aucun doute de l’une des plus importantes étapes dans l’organisation des réceptions privées. Il faut en effet que votre soirée d’entreprise sorte de l’ordinaire. Choisissez-la bien et évitez de vous tromper étant donné que cela va essentiellement conditionner le reste. Par exemple, vous pouvez demander à votre traiteur parisien d’associer la cuisine gastronomique qu’il va vous servir au thème et au concept de votre évènement.
Surprenez vos collaborateurs et vos convives en proposant une animation originale. Vous pouvez envisager de nombreuses choses. Les thématiques sont en effet sans limite. Osez et tentez quelque chose d’authentique et de jamais vu.
Un traiteur haut de gamme
Vous pouvez faire appel à un traiteur haut de gamme pour vous aider à trouver le meilleur concept. Ce professionnel de l’événementiel a l’habitude de travailler avec de nombreux prestataires qui pourront faire de votre fête un moment unique et mémorable.
Offrez-vous les services des meilleurs partenaires
Sachez que le plus important dans toute l’organisation n’est pas l’idée que vous avez, mais l’exécution de celle-ci. Pour que votre soirée soit une véritable réussite, il est indispensable que vous vous entouriez de bons éléments.
Des partenaires de qualités
Tout doit en effet être parfait, que ce soit le lieu de fête, le repas d’affaires ou le cocktail dînatoire préparés par le traiteur événementiel, la mise en scène, etc. Les professionnels dans ce domaine garantissent le succès de votre événement.
Pour trouver les prestataires idéaux, il vous est conseillé de vous renseigner auprès de votre entourage qui a déjà eu une expérience avec ces professionnels : restaurant traiteur, traiteur gastronomique, animateur, DJ, décorateur, etc. Ils pourront vous recommander ceux qui les ont déjà satisfaits. Vous pouvez également parcourir le Web et vous fier aux avis clients qui y sont publiés.