Créer un formulaire de collecte de données conforme au RGPD

outil rgpd

Les règles de protection des données régulent désormais de nombreux aspects de nos vies. Si bien que les citoyens ne se rendent parfois pas compte des dispositifs mis en place pour garantir leurs droits et libertés individuelles – au rang desquelles la protection des données à caractère personnel et des données dites sensibles – mais ces dispositifs existent bel et bien.

Respecter le droit des personnes remplissant les formulaires

Si la protection des données personnelles des citoyens français a toujours été garantie par les lois nationales (en particulier la loi Informatique et Libertés) ; depuis 2018, un règlement adopté par les États membres de l’Union Européenne encadre également cette sécurisation. Ce règlement européen protège l’ensemble des citoyens de l’Union Européenne, et in fine les citoyens français – la France étant un État-membre.

Ce règlement dit RGPD (règlement général sur la protection des données) renforce les garanties et les droits des personnes concernées par la collecte de données. Ainsi, en premier lieu, le principe de transparence doit être respecté. Vous devez donc, d’abord, informer les personnes concernées des finalités des données collectées. Puis, le formulaire doit préciser la politique de confidentialité et la politique de protection de l’organisme en charge du traitement des données personnelles.

A ces mentions s’ajoute une autre indication relative à la protection des données : la durée de conservation des données. Que ce soit des employés remplissant un formulaire après embauche ou des consommateurs remplissant un formulaire pour bénéficier d’avantages commerciaux, ils sont en droit de savoir combien de temps leurs données seront conservées.

Le règlement RGDP

Enfin le règlement RGPD garantit de nombreux droits aux individus qui sont acquis, et ce malgré le consentement donné au moment de remplir le formulaire. Parmi ces droits, on retrouve :

Un droit d’accès aux données ;

Un droit de rectification ;

Un droit de portabilité des données ;

Un droit à l’effacement aussi appelé droit à l’oubli ;

Un droit d’opposition.

Un outil RGPD pour faciliter la mise aux normes du formulaire

Toute entreprise dont l’activité implique des traitements de données personnelles est tenu de se mettre en conformité au RGPD. Et, en vertu du principe de protection des données personnelles dès la conception, c’est au moment de la création du formulaire que la question de la mise en conformité doit être abordée.

Pour le responsable du traitement ou son sous-traitant, recourir à un outil rgpd lui facilitera la tâche et l’aidera à garantir que le formulaire soumis aux usagers soit conforme au règlement.

Mais, outre la collecte, c’est tout le système d’opérations de traitement qui doit être mis en conformité. Et, l’outil rgpd présente cet avantage d’accompagner les responsables de traitement tout au long du processus de traitement. Il est notamment capable de les avertir de tout non-respect du règlement ou de toute tentative de violation de données, afin que l’organisme ne s’expose à aucune sanction affligée par l’autorité de contrôle.

Un traitement des données personnelles garantissant la sécurité des données

Les traitements de données personnelles nécessitent de grandes connaissances et une expérience reconnue en termes de gestion des données. Et c’est dans ce contexte que de nombreux organismes, même quand ils n’y sont pas légalement tenus, procèdent à la désignation d’un délégué à la protection des données (DPO).

Ce dernier est un expert sur tout problème relatif à la protection des données personnelles, que ce soit d’un point de vue juridique ou d’un point de vue technique. Véritable conseil et appui du responsable de traitement, il s’assurera ainsi que la tenue du registre des traitements soit conforme au règlement.

Le fameux formulaire

Ainsi, même si le formulaire de collecte des données à caractère personnel est importante, la finalité pour l’organisme demeure le traitement de ces données. Il doit donc s’assurer de rester en conformité au RGPD et au droit national lors de cette prochaine étape, qui plus est importante et capitale à son fonctionnement.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

vingt − dix-huit =

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.