Depuis sa création en 1995, Microsoft Office a révolutionné le bureau en numérisant de nombreuses tâches qui devraient généralement être effectuées sur papier ou en face à face. Bill Gates a déclaré que son objectif était de créer un bureau sans papier.

Bien que le bureau sans papier ne soit pas vraiment arrivé, les systèmes MS Office ont été un outil essentiel dans les entreprises du monde entier avec une part de marché de 83% de l'industrie des suites bureautiques. Avec plus de personnes que jamais travaillant à domicile en raison du COVID-19, il n'y a jamais eu de meilleur moment pour explorer les fonctionnalités de partage de MS Office.

Microsoft Office gratuit

Chaque version est généralement livrée avec des fonctionnalités nouvelles ou mises à niveau et la dernière version ne fait pas exception. Sorti en 2011, Office 365 a été régulièrement mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités pour une utilisation bureautique ou professionnelle. Bien qu'il y en ait beaucoup, certains des plus utiles sont:

  • Collaboration de documents ouverts
  • Groupes Outlook
  • Synchronisation des appareils

La collaboration en temps réel peut être un outil essentiel pour le bureau et les projets urgents. Des fonctionnalités telles que les boîtes e-mail partagées peuvent aider à garder tout le monde à jour et les améliorations technologiques permettent désormais une utilisation multi-appareils des fonctionnalités de Windows 10 et Office. 

Naturellement, les documents papier, le courrier et les colis sont toujours une partie essentielle de toute organisation. Et, avec beaucoup d'entre nous travaillant à domicile et de nombreuses entreprises non essentielles fermées, la plupart d'entre nous comptent sur la commande en ligne et la livraison de marchandises pour un usage personnel et professionnel. Si vous envoyez des articles au personnel ou aux clients, les coûts peuvent bientôt s'additionner. Vous voudrez peut-être vérifier les tarifs d'expédition UPS les moins chers avant d'envoyer quoi que ce soit, surtout lorsque la pandémie est toujours en cours.

Notez que l' abonnement Microsoft Office 365 est requis pour ces fonctionnalités.

Co-création en temps réel

Les co-auteurs peuvent être une fonctionnalité extrêmement bénéfique lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document. Cela peut aider à éviter le besoin de nombreux appels, courriels ou messages à des personnes individuelles pour leur contribution, ou organiser des réunions chronophages.

La collaboration de documents en temps réel permet à tous les utilisateurs disposant des autorisations appropriées de co-créer sur le même projet Word, Excel ou PowerPoint. Cela permet à toute personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires de contribuer à un document en temps réel. Pour le moment, la saisie en temps réel n'est pas prise en charge dans les présentations PowerPoint .

Pour qu'un document soit co-écrit, il doit d'abord être partagé dans SharePoint ou OneDrive et est accessible via Office Apps. Ceux-ci sont tous simples à configurer, mais Microsoft fournit de bons didacticiels pour toutes leurs fonctionnalités Office 365 ou pour installer windows 10 correctement.

Boîtes, horaires et fichiers partagés

Les groupes sont plus bénéfiques que jamais alors que la pandémie se poursuit. La collaboration en ligne peut avoir lieu sans avoir besoin de réunions socialement éloignées.

Lors de la collaboration sur un grand projet, la nécessité d'une communication et de mises à jour constantes est vitale pour s'assurer que tout le monde est sur la bonne voie, peut soulever des préoccupations ou informer les autres des problèmes clés liés à un projet spécifique.

Des groupes d'utilisateurs peuvent être créés dans Outlook avec des autorisations partagées qui permettent d'accéder à une boîte aux lettres commune, des horaires et un système de partage de fichiers. Des notes peuvent également être ajoutées pour informer les membres des mises à jour récentes ou des changements cruciaux dans la gestion de projet.

Développement multiplate-forme

Les progrès technologiques et la prolifération de la technologie mobile signifient que les projets sont toujours disponibles - n'importe où, n'importe où.

L'une des principales caractéristiques de la vision de Microsoft pour l'avenir de ses produits est la compatibilité entre plusieurs appareils , des PC Xbox et Windows aux appareils Office et mobiles. Office 365 peut être utilisé sur plusieurs appareils tels qu'un ordinateur de bureau, une tablette ou un téléphone mobile par tout membre du personnel disposant des informations d'identification correctes.

Le potentiel de productivité de pouvoir accéder aux documents cruciaux pour les projets en cours à tout moment, n'importe où n'a pas besoin d'être mentionné. Ceci est crucial pour maximiser l'efficacité de votre personnel et pour faire des changements d'heures, par exemple, aux projets afin qu'ils soient prêts à être visibles par tous le plus tôt possible.

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