Comment organiser un séminaire d’entreprise ? 

Le cahier des charges de l'organisation de séminaire : 

Organisateur de séminaire

Quel que soit le type de d'événement professionnel que vous souhaitez réaliser, ne sous-estimer pas le temps nécessaire à  l'organisation de séminaire. 
Pour organiser un séminaire, aucun détail ne doit être laissé au hasard.
Pour séduire les séminaristes et créer une réelle dynamique tout doit être prévu dans l'organisation de séminaire.

1 – Organisation de séminaire : la cible 

Organiser un séminaire, c'est sélectionner  les participants en fonction de leur profil
Vous souhaitez organiser un séminaire entre des collaborateurs, des clients ou encore des partenaires ? 
Les jeunes salariés de l’entreprise ou encore les dirigeants… 
Peut être voulez vous organiser un séminaire multiforme et viser tous les publics internes ou externes.
L’organisation de séminaire doit prendre en compte les attentes  des séminaristes et du patron. Le but étant d’atteindre la satisfaction générale, gage de réussite du séminaire. Pour cela, notez dans votre organisation de séminaire qu'il est préférable de faire sa petite enquête et être à l’écoute des remarques de chacun.
Organiser un séminaire est un investissement, l'organisateur doit monter que ce type d’événement d’entreprise est une véritable plus value. 

2 – Organisation de séminaire : le thème et l’objectif 

Organiser un séminaire implique de  déterminer de façon claire le but de votre action. Ce thème doit être attractif. Il doit capter l’attention de votre cible. 
Sachez que le choix du lieu de l'organisation de séminaire se fait en général en fonction du thème de ce dernier. Il en est de même pour le budget et l’ambiance à créer dans la salle de séminaire.

3 –Organisation de séminaire :  l’atmosphère 

Le lieu du séminaire et l’ambiance qu’il génère, ou l’ambiance que vous souhaitez y créer,  est un point essentiel dans l'organisation de séminaire et  son animation.  C’est un moteur de motivation des participants. L’atmosphère qui émanera de la salle de séminaire rythmera les journées, elle assurera la répartition entre le temps de travail et les temps de pause. Selon le type d'organisation de séminaire que vous souhaitez mettre en place, l’atmosphère sera donc différente. Studieuse pour la location d’une salle de réunion,  formelle pour une salle de conférence, créative et composée d’ateliers pour  un incentive…
Il existe une multitude d'endroit ou vous pouvez organiser un séminaire,  vous pouvez décider de louer une salle sur Paris ou en province, louer un château de charme ou encore louer un bateau sur Paris…tous ces choix implique une réelle organisation de séminaire.

Le choix de la salle du séminaire doit être prise très au sérieux !  

3 - Organisation de séminaire : qui sera  l'intervenant  ?

S’il s’agit d’un séminaire ou d’un colloque interne, ou tout autre type d’événement d’entreprise, il est préférable de faire appel à une personne externe. Si vous le pouvez, opté pour quelqu’un de réputée. Votre action aura ainsi plus de poids.
A contrario, si votre organisation de séminaire vise des clients ou des partenaires, il est préférable qu’une personne de la société anime cet événement. 
L’animation d’un séminaire est déterminante pour atteindre l’objectif escompté. 
L’organisation de séminaire doit prendre en compte une multitude d’éléments et les techniques d’animation en font partie.

4 - Organisation de séminaire : le lieu de déroulement 

La location d’une salle de séminaire, se prévoit à l’avance, surtout si vous souhaitez organiser un séminaire sur Paris ou au alentour,  Boulogne, Issy-les-Moulineaux, à Levallois Perret…. Assurez-vous que la superficie soit proportionnelle à l’assemblé que vous souhaitez réunir que le lieu soit, sur le plan géographique accessible à tous.
Le matériel 
Pour organiser un séminaire vous avez besoin de matériel . Certaines salles mettent à votre disposition un équipement technique de haute gamme . 
Dans votre organisation de  séminaire, vous devez bien évidemment prendre en compte le repas. 
Là aussi, des salles vous propose la restauration. 

5 - Organisation de séminaire : la date 

Optez plutôt pour  le mardi ou le jeudi et évitez les périodes de vacances scolaires. 
Gare aux mauvaises surprises type événement sectoriel ou grève, renseignez vous au préalable. 

6 - Organisation de séminaire :les invitations 

Pour l'organisation de séminaire interne, les invitations peuvent être lancées quinze jours avant.  Elles peuvent être envoyées par courrier mais aussi,  le plus simple aujourd'hui,  par e-mail, avec un outil de gestion des contacts. Celui-ci permet de simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre de coût, de gérer les réponses.
 S’il s’agit d’organiser un séminaire externe, il est préférable  d’envoyer les invitations un mois avant le  jour J.
 
7 – Organisation de séminaire : relancer les invités :

N’hésitez pas à relancer vos invités huit jours avant ! 

8 – Vérification  générale quelques jours avant le séminaire : 

Mettre en place le matériel audio, vidéo, le slide show, le micro … et vérifier le bon fonctionnement des équipements en testant chaque outils. Mieux vaut prévoir dans votre organisation de séminaire de bien contrôler les derniers détails avec l'intervenant.

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